LIGNES DIRECTRICES SUR LES VOYAGES PARRAINÉS 2026 (Article 18 du Code)
En tant que représentants d’état, les sénateurs se font parfois demander d’assister à des activités pour lesquelles les frais de déplacement sont payés. Les présentes lignes directrices ont pour but d’aider les sénateurs, entre autres, à mieux savoir quand un déplacement organisé pour assister à ces activités peut être parrainé par un tiers selon le Code régissant l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs (le Code)1.
Le respect des présentes lignes directrices ne signifie pas qu’un sénateur a nécessairement respecté ses obligations en vertu du Code, mais le non-respect des présentes lignes directrices ne signifie pas qu’un sénateur a nécessairement contrevenu au Code. Les sénateurs sont encouragés à communiquer avec le conseiller sénatorial en éthique pour obtenir des avis ou des conseils en fonction de leur situation particulière.
1 Les présentes lignes directrices, qui sont publiées par le conseiller sénatorial en éthique (« CSE »), ont été approuvées par le Comité permanent sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs en vertu de l’article 43 du Code le 28 juin 2021, modifiées le 28 juin 2021 et la dernière fois le 9 juin 2026.
Elles présentent des renseignements généraux sur les obligations des sénateurs aux termes du Code. Les avis qui y sont exprimés n’ont pas force exécutoire pour le CSE, car les faits peuvent différer selon la situation particulière des sénateurs. Pour obtenir des conseils confidentiels sur leur propre situation, les sénateurs sont priés de communiquer avec le CSE au numéro 613-947-3566 ou à l’adresse cse-seo@sen.parl.gc.ca.
Quelle est la règle?
En règle générale, les sénateurs et sénatrices peuvent accepter que des frais de déplacement soient pris en charge par un tiers si le voyage découle de leurs fonctions liées à leur charge de sénateur ou s’y rapporte.
Les voyages parrainés constituent une exception à l’interdiction générale faite aux sénateurs d’accepter un cadeau ou un avantage pouvant raisonnablement être considéré comme lié à leur fonction de sénateur [art 17; voir aussi les Lignes directrices sur les cadeaux et autres avantages (art 17)].
Les voyages parrainés peuvent être des voyages à l’étranger ou des voyages au Canada. Le Code ne fait pas de distinction entre les voyages parrainés par une organisation à but lucratif et ceux parrainés par une organisation à but non lucratif.
À qui s'applique la règle?
La règle s’applique aux sénatrices et aux sénateurs, ainsi qu’à leurs invités, comme les membres de leur famille ou les membres de leur personnel. Toutefois, elle exclut les autres tiers. La règle ne s’applique que si les sénateurs et sénatrices participent au déplacement.
Quel est l'objectif de la règle?
La règle reconnaît que les sénateurs et sénatrices doivent parfois se déplacer dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions publiques et qu’ils sont souvent invités à le faire par des tiers. Ainsi, les sénateurs et sénatrices peuvent accepter des invitations à voyager aux frais d’une autre personne ou d’une autre entité si cela leur permet de s’acquitter de leurs responsabilités sénatoriales.
Les sénateurs doivent toutefois garder à l’esprit que, même lorsqu’un voyage parrainé est autorisé, les autres dispositions du Code continuent de s’appliquer. Par exemple, les sénateurs sont tenus de donner à leurs fonctions parlementaires préséance sur toute autre charge ou activité [art 2(1)]. Ils doivent éviter tout conflit d’intérêts, ne pas se prévaloir de leur influence pour favoriser des intérêts personnels et ne pas divulguer de renseignements confidentiels [art 2(2)c) et 8, 9 et 10]. Ils peuvent également être tenus de déclarer des intérêts personnels si les intérêts de la personne ou de l’entité qui parraine le voyage sont concernées par une question examinée par le Sénat ou par un comité auquel la sénatrice ou le sénateur siège [art 12(1)]. En contrepartie, pendant au moins un an après cela, ils peuvent être tenus de se récuser lors des débats sur cette question et ne pas voter (mais ils peuvent s’abstenir) (art 13 et 14).
Compte tenu de ces questions connexes, il est parfois préférable de refuser une invitation à un voyage parrainé s’il existe un risque sérieux d’appliquer ou d’enfreindre d’autres dispositions du Code.
Qu’entend-on à l’article 18 par « liés à sa charge de sénateur ou découlant de celle-ci »?
Sous l’article 8, les voyages parrainés ne sont acceptables que si les sénateurs et sénatrices voyagent en leur qualité de représentants publics et exercent une fonction officielle pendant le voyage, comme prononcer un discours, participer à un panel sur une question d’intérêt public ou se rendre dans un pays étranger pour discuter de questions d’intérêt commun avec des responsables de ce pays.
Ainsi, le sénateur qui voyage aux frais d’un tiers sans exercer de fonction officielle pendant ce voyage ne répondra pas aux critères de la règle relative aux voyages parrainés; c’est plutôt l’interdiction générale de recevoir des cadeaux et autres avantages qui pourrait s’appliquer (art 17).
Quels autres principes et règles s’appliquent dans le cadre des voyages parrainés?
Il est important que les sénatrices et les sénateurs gardent à l’esprit que les principes et les règles de conduite énoncés dans le Code s’appliquent même lorsque le voyage parrainé est autorisé. Par exemple, ils pourraient se retrouver, au cours du voyage, dans une situation où l’on pourrait considérer qu’ils favorisent leurs intérêts personnels ou, de façon irrégulière, ceux d’une autre personne (en violation aux articles 8 et 9). Une telle situation pourrait se produire, par exemple, si le sénateur participait à des discussions concernant une entreprise dont il est administrateur ou un secteur de l’économie dans lequel il détient un intérêt financier. Il est important de rappeler que les sénateurs ont le devoir primordial d’organiser leurs affaires personnelles de manière à éviter tout conflit d’intérêts prévisible, réel ou apparent, et de régler tout conflit de manière à protéger l’intérêt public [art 2(2)c)].
Dans le cadre de leurs fonctions au Sénat, les sénateurs et sénatrices ont parfois accès à des renseignements confidentiels susceptibles d’avoir une incidence sur leurs intérêts personnels ou ceux d’autrui. Ils ne sont pas autorisés à utiliser ou à tenter d’utiliser les renseignements qui ne sont pas généralement à la disposition du public pour favoriser leurs intérêts personnels ou ceux des membres de leur famille, ou encore, d’une façon irrégulière, ceux de toute autre personne ou entité. Il serait donc prudent que les sénateurs participant à des voyages parrainés évitent toute discussion au cours de laquelle ils pourraient, par inadvertance, utiliser ou divulguer des renseignements qui ne sont pas accessibles au public d’une manière qui servirait leurs intérêts personnels ou ceux d’une autre personne ou entité.
Il peut donc arriver qu’il soit déconseillé à un sénateur d’accepter une invitation à un voyage parrainé, en raison du risque sérieux qu’il enfreigne une règle de conduite du Code.
Le conseiller sénatorial en éthique peut seulement donner des conseils sur l’interprétation du Code. Toutefois d’autres restrictions peuvent s’appliquer, comme par exemple, le Code de déontologie des lobbyistes ou le Code criminel. Si d’autres restrictions s’appliquent, les sénateurs devraient vérifier les règles relatives au lobbying auprès du commissaire au lobbying ou se renseigner auprès du Bureau du légiste et conseiller parlementaire.
Comment les sénateurs peuvent-ils savoir s’ils peuvent accepter un voyage parrainé?
Les sénateurs devraient se renseigner sur les détails du voyage et prendre en considération certains facteurs susceptibles d’influencer leur décision d’accepter ou non l’invitation :
· Qui paie réellement pour le voyage? L’organisation qui paie les frais du voyage n’est pas nécessairement le parrain du voyage.
· Quel est l’objet du voyage? Sait-on clairement pourquoi le sénateur a été invité?
· Vérifier si le Sénat ou un de ses comités, ou encore la Chambre des communes (et dont la question pourrait être renvoyée au Sénat), est actuellement saisi d’une affaire susceptible d’avoir une incidence sur le parrain. De même, vérifier si le parrain entretient actuellement des relations d’affaires ou commerciales avec le gouvernement fédéral, un gouvernement provincial ou territorial ou une administration municipale. Dans ce cas, le fait d’accepter un voyage parrainé peut entraîner l’obligation de déclarer un intérêt personnel en vertu des articles 12 à 16 du Code.
· Si le parrain offre de verser des honoraires en plus des frais de déplacement, ces honoraires peuvent constituer un cadeau ou un avantage qui n’est pas acceptable selon le Code [voir les Lignes directrices sur les cadeaux et autres avantages (art 17)].
· Quelle est la durée du voyage? Le voyage se limite-t-il à des activités professionnelles ou s’il inclut aussi des temps libres? Le voyage pourrait-il être vu comme un voyage d’agrément plutôt que comme un voyage d’affaires? Dans ce cas, le fait d’accepter cette invitation pourrait soulever des questions quant à savoir si le sénateur exerce effectivement une fonction officielle pendant ce voyage.
· Il faut se demander si ce voyage pourrait être perçu comme une tentative d’influencer le sénateur dans l’exercice de ses fonctions, que ce soit à l’heure actuelle ou dans un avenir rapproché. Dans ce cas, la question d’un conflit d’intérêts réel ou apparent pourrait se poser.
Si la prise en compte de ces facteurs peut donner une idée de l’acceptabilité du voyage parrainé, d’autres questions pertinentes peuvent se poser. Les sénateurs sont donc priés de demander conseil auprès du conseiller sénatorial en éthique avant d’accepter une invitation.
Exemples de voyages parrainés acceptables et inacceptables
Une sénatrice peut-elle accepter un voyage parrainé par une organisation à but non lucratif qui l'a invitée à prononcer le discours d'ouverture d'un événement en sa qualité officielle de sénatrice?
Oui. Si la sénatrice exerce une fonction officielle dans le cadre de l’événement, elle peut accepter l’invitation.
Un sénateur peut-il accepter un voyage payé par une association parlementaire financée par le Conseil interparlementaire mixte?
Oui. Le sénateur peut accepter cette invitation sans avoir à en informer le conseiller sénatorial en éthique. Un voyage payé par une association parlementaire financée par le Parlement n’est pas soumis aux obligations de déclaration [art 18(1)].
Cette situation ne relèverait pas de la règle relative aux voyages parrainés (ou la règle relative aux cadeaux et autres avantages), puisque l’invitation découle du parcours de la sénatrice et non de sa fonction. Toutefois, d’autres restrictions peuvent s’appliquer. Si d’autres restrictions s’appliquent, les sénateurs devraient vérifier les règles relatives au lobbying auprès du commissaire au lobbying ou contacter le Bureau du légiste et conseiller parlementaire.
Un sénateur peut-il accepter une invitation à un voyage parrainé d’une organisation afin de se rendre dans une destination de vacances, tant pour lui-même que pour sa conjointe ou son conjoint?
Non. En sa qualité officielle, un sénateur ne peut accepter un voyage dont l’objectif principal est le loisir. Pour être permis en vertu du Code, le voyage parrainé doit être lié à la fonction du sénateur en tant que représentant public. Le sénateur doit y exercer une fonction officielle. Les voyages parrainés qui constituent essentiellement des vacances ou un séjour rémunéré ne peuvent être acceptés.
Une sénatrice peut-elle accepter une invitation à un voyage parrainé pour assister à une conférence d’une journée dont elle est l’oratrice principale? La sénatrice aimerait rester deux jours de plus pour faire du tourisme.
Oui. La sénatrice peut accepter l’invitation à un voyage parrainé pour participer à la conférence. Toutefois, elle doit prendre en charge ses frais d’hébergement et ses dépenses pour les deux jours supplémentaires, étant donné qu’elle prolonge son séjour à des fins personnelles
Un sénateur peut-il accepter l’invitation d’un gouvernement étranger à effectuer un voyage parrainé par ce dernier dans son pays afin de rencontrer ses dirigeants et de discuter des relations bilatérales et du commerce?
Oui. Le Code le permet parce que ce voyage parrainé découle de la charge du sénateur comme représentant public.
Une sénatrice et les membres de son personnel peuvent-ils accepter une invitation à participer à un voyage parrainé pour assister à une conférence à laquelle la sénatrice est invitée à prononcer un discours sur le rôle du Sénat dans la démocratie canadienne? La réponse serait-elle la même si la sénatrice se contentait d’assister à la conférence sans y prendre la parole?
Oui. La sénatrice peut accepter une invitation à un voyage parrainé en raison qu’elle exerce une fonction officielle à la conférence en tant qu’oratrice invitée. Le voyage parrainé n’est acceptable que si la sénatrice a un rôle officiel à jouer (prononcer un discours, inaugurer un établissement ou présenter un artiste de renom), ou s’il elle est invitée à titre de représentante – par exemple, en tant qu’invitée d’honneur représentant la communauté, la région ou la province. Il en va de même pour ses invités, qu’il s’agisse de membres de son personnel ou de sa famille. Toutefois, si la sénatrice ne joue aucun rôle officiel lors de la conférence, elle doit refuser l’invitation.
Une organisation peut-elle payer les frais de déplacement et d’hébergement d’un membre du personnel d’un sénateur à une conférence liée à son travail au sein du bureau du sénateur, si ce dernier ne fait pas partie du voyage?
Le Code ne s’applique pas aux membres du personnel. Il s’applique uniquement aux sénateurs. Par conséquent, toute question relative à un conflit d’intérêts concernant le personnel des sénateurs doit être adressée à l’Administration du Sénat, et non au conseiller sénatorial en éthique.
Que doit faire la sénatrice qui accepte un voyage parrainé autorisé?
Si la règle relative aux voyages parrainés s’applique et que les frais de la sénatrice ou de son invité dépassent 500 $, la sénatrice soumet au conseiller sénatorial en éthique une déclaration de voyage parrainé faisant état du voyage parrainé dans les 30 jours qui en suivent la fin. Le formulaire à remplir se trouve sur le site Web du Bureau du conseiller sénatorial en éthique. Cliquer ici.
Dans la déclaration, la sénatrice indique le nom de la personne ou de l’organisme qui paie les frais du voyage, la destination, le but et la durée du voyage, le fait qu’un invité était ou non également parrainé, ainsi que la nature générale des avantages reçus [art 18(2)]. Les renseignements sur la nature générale des avantages reçus comprennent les billets d’avion, les voitures de location et les autres moyens de transport, les repas, les chambres d’hôtel ou tout autre type d’hébergement et les autres dépenses.
Le conseiller sénatorial en éthique publie la déclaration dans le registre public, qui se trouve sur son site Web.
Le voyage parrainé n’a pas à être déclaré de nouveau en tant que cadeau ou autre avantage [art 18(3)].
Existe-t-il des exceptions à l’obligation de soumettre une déclaration des voyages parrainés?
Un sénateur n’est pas tenu de remplir une déclaration des voyages parrainés si le voyage est financé par les programmes des Affaires internationales et interparlementaires du Parlement du Canada. La déclaration n’est pas requise non plus si le voyage est payé par le Sénat, le gouvernement du Canada ou le parti politique du sénateur, même si le coût dépasse 500 $.
Il n’est pas nécessaire de soumettre une déclaration des voyages parrainés pour les déplacements des comités sénatoriaux, des comités mixtes du Sénat et de la Chambre des communes ou de toute autre organisation financée par le Conseil interparlementaire mixte, comme, par exemple, une association parlementaire tel le Groupe canadien de l’Union interparlementaire ou l’Association parlementaire canadienne de l’OTAN, puisqu’ils sont financés par l’une des deux chambres du Parlement, ou les deux.
Toutefois, les sénateurs doivent soumettre une déclaration des voyages parrainés auprès du conseiller sénatorial en éthique si le voyage est payé par les groupes d’amitié1, lorsque les fonds destinés au voyage proviennent de sources extérieures. Une déclaration des voyages parrainés doit également être soumise par les sénateurs qui voyagent pour les quatre groupes interparlementaires2 qui sont reconnus par le Parlement si le voyage est parrainé par des sources extérieures.
1 Voir Directive 2024-01, Groupes d’amitié [art 5, 28(1)c) et 31(1)c)], Comité permanent sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs, 8 juillet 2024.
2 Les quatre groupes interparlementaires reconnus par le Parlement sont les suivants : le Groupe interparlementaire Canada-Allemagne, le Groupe interparlementaire Canada-Irlande, le Groupe interparlementaire Canada-Israël et le Groupe interparlementaire Canada-Italie.