Processus de déclaration

Un autre rôle important du conseiller sénatorial en éthique consiste à administrer le processus de déclaration en vertu du Code régissant l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs.

Le processus de déclaration se trouve au cœur des règles régissant les conflits d’intérêts des sénateurs. Il vise à favoriser la transparence, la responsabilité et la confiance envers le Sénat.

Tous les sénateurs sont tenus de soumettre au conseiller sénatorial en éthique une déclaration confidentielle annuelle, pour divulguer leurs activités externes, leurs sources de revenus, leurs éléments d’actif et de passif, et les contrats avec le gouvernement. Depuis avril 2019, les sénateurs doivent déposer cette déclaration au plus tard à la date d’anniversaire de leur nomination au Sénat. Les sénateurs nouvellement nommés doivent déposer leur déclaration initiale dans les 120 jours suivant leur nomination au Sénat.

De plus, les sénateurs doivent tout au long de l’année déclarer tous les changements importants des renseignements contenus dans leur déclaration confidentielle ainsi que tous les cadeaux ou autres avantages considérés comme des marques normales de courtoisie, de protocole ou des marques d’accueil habituellement reçues dans le cadre de leur charge de sénateur et dont la valeur dépasse 500 $. Tous les voyages parrainés, c’est‑à‑dire ceux qui sont liés à la charge de sénateur ou découlant de celle-ci, doivent également être déclarés tout au long de l’année si les coûts du voyage dépassent 500 $ et si celui-ci ne fait pas partie des exceptions prévues par le Code. Les déclarations d’intérêts personnels doivent aussi être divulguées.

Le conseiller sénatorial en éthique établit ensuite un résumé public annuel pour chaque sénateur à partir des renseignements fournis dans les déclarations confidentielles. Le Code dresse la liste des intérêts qui doivent être rendus publics, notamment les activités menées par les sénateurs en dehors de leurs fonctions parlementaires ainsi que leurs revenus de plus de 2 000 $ et leurs éléments d’actif et de passif évalués à plus de 10 000 $. Les renseignements relatifs aux époux et aux conjoints de fait ne sont pas visés.

Les sénateurs doivent ensuite examiner leurs résumés publics, les signer et les retourner au conseiller. Ces résumés sont par la suite versés dans un registre public sur papier conservé au Bureau du conseiller sénatorial en éthique et publiés dans le registre public en ligne du Bureau (ici). Ce registre contient tous les renseignements qui doivent être rendus publics en vertu du Code.

Les sénateurs sont également tenus de déposer tous les ans une déclaration de conformité dans laquelle ils confirment avoir lu le Code au cours des 30 derniers jours et s’y conformer, pour autant qu’ils le sachent, à la date du dépôt de la déclaration. Ces déclarations sont également versées dans le registre public en ligne (ici).

Le processus de déclaration est un processus continu qui se poursuit tout au long de l’année, même après l’achèvement des processus annuels de déclaration confidentielle et de divulgation publique. Les sénateurs doivent tenir leurs déclarations confidentielles à jour tout au long de l’année en déposant des déclarations de changement important auprès du conseiller sénatorial en éthique dans les 30 jours suivant tout changement important survenu dans leur situation. Ces déclarations sont versées dans le dossier public de chaque sénateur. Elles sont publiées dans le registre public en ligne le plus tôt possible après leur réception.

De plus, les sénateurs doivent déposer auprès du conseiller sénatorial en éthique une déclaration des cadeaux ou autres avantages pour tous les cadeaux ou autres avantages considérés comme des marques normales de courtoisie, de protocole ou des marques d’accueil habituellement reçues dans le cadre de leur charge de sénateur et dont la valeur (ou si la valeur cumulative de tous les cadeaux ou avantages reçus d’une même source au cours d’une période de 12 mois) dépasse 500 $. Ces déclarations sont versées dans les dossiers publics des sénateurs conservés dans le registre public en ligne.

De même, les voyages parrainés dont la valeur dépasse 500 $ doivent être signalés dans une déclaration, laquelle est aussi versée dans le dossier public d’un sénateur.

Au cours de l’année, les sénateurs doivent également rendre public tout intérêt personnel qu’ils peuvent avoir dans une question dont le Sénat ou un comité du Sénat dont il est membre est saisi. Ces déclarations publiques sont aussi déposées dans le registre public en ligne.